Jak zrobić Powalająco Dobrą Prezentację?

O czym będę mówić?

Zasada 1 Doceń znaczenie swojej prezentacji

Jak ważna jest Twoja prezentacja? Co od niej zależy?

Prezentacja to potężne narzędzie! Może od niej zależeć powodzenie jakiegoś projektu, czyjaś kariera, wysokość sprzedaży, ale również czyjeś życie, a nawet losy naszej planety! Każda prezentacja ma jakiś cel! Ma wywołać jakąś zmianę. W jakiś sposób wpływa na nasze życie. Dlatego nie lekceważ mocy swojej prezentacji!

Przytoczę Ci dwie historie pokazujące dwa diametralnie różne podejścia do znaczenia prezentacji.

Pierwsza to katastrofa promu Columbia, której być może udałoby się uniknąć, gdyby prezentacje przygotowane przez świadomych zagrożenia inżynierów były mniej skomplikowane a bardziej precyzyjne. Niestety w wyniku podjęcia błędnych decyzji wahadłowiec z siedmioma osobami na pokładzie eksplodował.

Druga to fenomenalna prezentacja byłego wiceprezydenta Stanów Zjednoczonych Al Gore na temat zmian klimatycznych. Dla pokazania wagi problemu, aby pokazać szokujące dane dotyczące poziomu dwutlenku węgla, Al Gore skorzystał z podnośnika. Prezentacja w znacznym stopniu wpłynęła na zwiększenie świadomości na temat problemu, co przełożyło się na realne działania zwykłych ludzi.

Czy widzisz już, co chciałam Ci pokazać?

Czy widzisz już, po co to wszystko? Każda prezentacja ma jakiś cel, ma wywołać zmianę. Im ważniejszy cel, tym więcej pracy powinieneś w nią wsadzić. Nie lekceważ swojej prezentacji!

Zasada 2 Dobra prezentacja nie powstaje w jeden dzień

Teraz gdy już wiesz, jak dużo zależy od Twojej prezentacji, warto odpowiedzieć sobie na kolejne pytanie. Jak dużo pracy warto więc w nią włożyć? Ile czasu maksymalnie byłbyś w stanie poświęcić na stworzenie swojej prezentacji? Jedną godzinę? Dwie? Dwadzieścia?

Oglądając prezentację byłego wiceprezydenta od razu widać, jak dużo pracy zostało włożone w jej stworzenie i jak dużo mówca musiał ćwiczyć, aby tak świetnie wypaść przed Publicznością. Wniosek: dobre prezentacje nie powstają w jeden dzień!

Gdyby inżynierowie NASA poświęcili minimalnie więcej czasu nad próbą wyjaśnienia, doprecyzowania i bardziej konkretnego wskazania ryzyka w swojej prezentacji PowerPoint, prawdopodobnie nie doszłoby do tej strasznej w skutkach katastrofy. Wniosek: ani suche dane, ani świetne przygotowanie merytoryczne same się nie obronią! Bez dobrze przygotowanej prezentacji Twoi Odbiorcy mogą nie zrozumieć Twojego przekazu!

A Ty, jak często zostawiasz przygotowanie prezentacji na ostatnią chwilę? Albo składasz na prędko prezentacje ze starych slajdów, albo innych materiałów. Wszystko z innej parafii, bez przemyślenia, bez planu.

Najlepsze prezentacje powstają tygodniami.

Teraz, gdy mam nadzieję, udało mi się zwrócić Twoją uwagę na to, jak ważne jest stworzenie dobrej prezentacji, możemy przejść do właściwego procesu tworzenia. Jesteś ciekawy jak zrobić Powalająco Dobrą Prezentację? No to zaczynajmy!

Im ważniejsza prezentacja, tym więcej czasu i pracy
powinieneś jej poświęcić. Nie wiesz jak zacząć?

Krok 1 Poznaj swojego odbiorcę

Twoja publiczność, Twoi Odbiorcy nie przychodzą, żeby zobaczyć Ciebie, ale żeby zobaczyć co możesz im zaoferować i co dla nich zrobić. To Twój Odbiorca powinien być w centrum uwagi. On powinien być bohaterem Twojej prezentacji. Sukces prezentacji zależy od tego, w jakim stopniu będzie ona odpowiadać na potrzeby Odbiorcy…

Takie podejście do tworzenia prezentacji nie jest proste, nie jest szybkie, wymaga dużo pracy, współpracy, czasu i energii, ale za to gwarantuję Ci, że efekty będą oszałamiające. Dzięki tak przygotowanej prezentacji Odbiorca będzie czuć się, jakbyś prowadził z nim rozmowę. Będzie miał poczucie, że rozumiesz jego problemy. Będzie miał poczucie, że Twój produkt jest rozwiązaniem jego problemów.

Od czego zacząć?

Zdaję sobie sprawę, że nie jest to proste zadanie. Nikt nie mówił, że to będzie bułka z masłem. Wielkie rzeczy wymagają więcej pracy.

Jak możesz sobie ułatwić to zadanie? Być może jesteś jeszcze na tym etapie, gdy bardzo słabo znasz swoich Odbiorców. W takim wypadku spróbuj wyobrazić sobie, jaki byłby Twój wymarzony Odbiorca?

Możesz sobie też myśleć, że Twój produkt skierowany jest do wszystkich ludzi jak np. zmywarka. Każdy jej potrzebuje. Problem w tym, że jedną reklamą czy prezentacją ciężko Ci będzie zachwycić wszystkich potencjalnych użytkowników zmywarek. Dlatego warto ich podzielić. Inne oczekiwania względem zmywarki mają np. rodzice dzieci, a jeszcze inne seniorzy. Dla rodziców dzieci najważniejsza będzie duża pojemność, krótki czas zmywania i ekonomiczność. Dla seniora najważniejsza będzie prosta obsługa i czytelny panel sterujący. Dlaczego oferta dla rodziców i dla seniorów będzie diametralnie inna.

Nie pisz ogólnie o jakiejś grupie społecznej np. o Mamach dzieci w wieku 1-2. Zamiast tego napisz o jednej, konkretnej Mamie dziecka w wieku 1.5 roku. Nadaj jej imię i używaj go w swoim opisie. Będzie Ci dużo łatwiej i automatycznie dostrzeżesz dużo więcej szczegółów.

Krok 2 Odkryj swój produkt na nowo

Myślisz, że znasz swój produkt czy usługę na wylot? Prawdopodobnie tak właśnie jest! Problem w tym, że Ty widzisz swój produkt od strony Twórcy, Sprzedawcy, co oznacza, że znasz go od strony technicznej. A taki obraz Twojego produktu raczej na pewno interesuje go najmniej. A ostatnią rzeczą, jaką chcesz to zanudzić swojego Odbiorcę. Nie ma nic gorszego od nudnych prezentacji.

Dam Ci dobry przykład. Prócz tworzenia prezentacji zajmuję się również tworzeniem stron internetowych, ich pozycjonowaniem oraz tworzeniem grafik. Gdy ludzie pytają się czym się zajmuję mogłabym bez problemu przytoczyć im to zdanie. Ale czy to byłaby odpowiedź na ich potrzebę? Czego pragnie mój potencjalny Klient? Super strony internetowej? Zgadza się. Ale po co mu ta strona? Co dzięki niej chce osiągnąć? Chce zdobyć nowych Klientów. Chce wzrostu sprzedaży. Ale czy piękna strona internetowa wystarczy, aby to osiągnąć? No właśnie nie! Dlatego tłumaczę moim Klientom jak działa pozycjonowanie oraz content marketing. Pokazuję czego potrzebuje strona internetowa, aby osiągnąć sukces. Tłumaczę co trzeba zrobić i oferuję swoją pomoc i poprowadzenie przez ten trudny proces krok po kroku. Klient jest zadowolony, że wreszcie znalazł kogoś, kto zna się na budowaniu marki w internecie. Tym się właśnie zajmuję. Pomagam moim Klientom rozwijać ich biznes w sieci. Jak myślisz? Które zdanie brzmi bardziej przekonująco?

To, co tutaj Ci proponuję to jedna z naprawdę wielu technik copywriterskich. Jeżeli zainteresował Cię ten temat, odsyłam Cię do guru polskiego copywritingu – Darka Puzyrkiewicza. Szczególnie polecam jego książkę: Biblia copywritingu (jeszcze nigdy żadna moja książka nie była w takim stopniu pozakreślana – prawdziwa skarbnica copywriterskiej wiedzy).

Krok 3 Jaki ma być główny przekaz Twojej prezentacji?

Znasz już swojego Odbiorcę i jego potrzeby i problemy, masz też produkt, który je spełnia lub rozwiązuje. I co dalej? Jak z powstałego materiału zrobić dobrą prezentację? Musisz to rozwiązanie przedstawić swojemu Odbiorcy w taki sposób, aby je zrozumiał, zaufał mu, poczuł potrzebę posiadania go oraz wykonał odpowiednie działanie: zamówił, zapłacił, przesłał dalej. Dlaczego to jest takie ważne? Możesz mieć fantastyczny produkt, który pomoże Twojemu Odbiorcy, ale przez słabą prezentację Twój Odbiorca się tego nie dowie i zaprzepaścisz swoją szansę.

W swojej pracy spotykam się z ogromną liczbą prezentacji, które nie mają żadnej myśli przewodniej. Po ich obejrzeniu kompletnie nie wiesz, czemu miały służyć. Są to przeważnie prezentacje naszpikowane dużą ilością danych wrzuconych na slajdy bez ładu i składu. Dużo osób błędnie zakłada, że nasi Odbiorcy zapamiętają całą naszą prezentację. Jak nie całą, to przynajmniej 90%. Niestety są w dużym błędzie.

Po drugie, duża liczba prezentacji nie ma żadnego wezwania do działania. Zupełnie nie wiesz, czego oczekuje od Ciebie autor prezentacji. Ostatni slajd zazwyczaj brzmi „Dziękuję za uwagę”. Koniec i kropka, odbębnione, możemy już iść do domu. Wyodrębnienie głównego przekazu oraz ustalenie sobie czego oczekujemy od naszych Odbiorców, podniesie skuteczność Twojej prezentacji.

Krok 4 Rozpisz strukturę swojej prezentacji

Rozpisz sobie całą strukturę swojego przekazu, który będziesz kierować do swoich Odbiorców. Slajd po slajdzie. Wypisz na karteczkach samoprzylepnych po kolei wszystkie sprawy, o jakich chcesz powiedzieć. Testuj, modyfikuj, przestawiaj karteczki, aż poczujesz, że cała struktura tworzy jedną spójną całość, która idealnie wyraża Twój przekaz.

Możesz zacząć od zwrócenia uwagi na jakiś problem, pokazać historie ludzi, których on dotyka, potem pokazać jego rozwiązanie, pokazać jego rezultaty, przytoczyć parę opinii, a na końcu umieścić wezwanie do działania. Całość powinna składać się w opowieść, której głównym bohaterem jest oczywiście Twój Odbiorca.

Czemu opowieść? Bo ludzie kochają słuchać opowieści! Dobra historia sprzedaje lepiej niż najlepszy slogan reklamowy. Storytelling lub inaczej marketing narracyjny to świeże podejście w reklamie, które pokazuje jak za pomocą dobrze stworzonej narracji przekonać Odbiorcę do siebie lub swojego produktu. To cenne rady, które mogą być z sukcesem przełożone na tworzenie prezentacji.

Niekwestionowanym guru storytellingu jest Paweł Tkaczyk. Jeżeli chcesz zgłębić ten temat koniecznie musisz go bliżej poznać: więcej praktycznych informacji o storytellingu.

Jeżeli zrobisz to dobrze, będzie miał wrażenie, że zwracasz się bezpośrednio do niego. Masz już rozpisaną strukturę swojej prezentacji. Co dalej?

Krok 5 Narysuj swoją prezentację slajd po slajdzie

Jak się do tego zabrać? Po prostu zacznij rysować! Tak, Ty! Weź pustą kartkę papieru, ołówek i zacznij rysować strukturę swojej prezentacji. Mówię serio! Jeżeli chcesz, stworzyć Powalająco Dobrą Prezentację musisz zacząć rysować. Może uważasz, że jesteś słaby w rysunku. To nic! To nie muszą być dzieła sztuki, a tylko zarys koncepcyjny… Będziesz zachwycony wynikami!

Chyba nikogo już nie trzeba przekonywać do tego, że obraz jest wart więcej niż 1000 słów. Wszyscy o tym wiedzą, ale nikt się do tego nie stosuje. Dlaczego? Bo nikt nas tego nie uczył. Bo w szkole nikt od nas tego nigdy nie wymagał. Bo nikt nam nie pokazał jak. Bo rysowanie przestało być dla nas tak intuicyjne, jak było w dzieciństwie. Bo jest to po prostu dużo trudniejsze niż trwanie przy tradycyjnym podejściu do tworzenia slajdów.

Jest jeszcze drugi powód, dla którego nie używamy w swoich prezentacjach komunikacji wizualnej. Zakładamy, że stworzenie prezentacji nie powinno zająć dużo czasu ani energii. Nie doceniamy naszych prezentacji. Projektowanie slajdów stoi na samym dole marketingowej hierarchii. Poświęcamy dużo pieniędzy, pracy i uwagi na przygotowanie produktu i całej jego kampanii reklamowej. W tym wszystkim czas i wysiłek włożony w przygotowanie prezentacji jest nieporównywalnie mały. Zapominamy, że prezentacja bardzo często jest ostatnim spojrzeniem Klienta/Potencjalnego Partnera na Twój produkt przed podjęciem decyzji. Prawdą jest też, że mamy tego czasu po prostu coraz mniej.

Nie zrozum mnie źle. Nie chodzi o to, żebyś teraz stworzył rysunki, których użyjesz potem w swojej prezentacji. Nie! Chodzi o tworzenie konceptów, fajnych pomysłów na to, jak przedstawić dany problem czy idee.

Dam Ci przykład. Chcesz zaszokować swoich Odbiorców jakimiś istotnymi danymi związanymi z Twoim produktem. W jaki sposób je przedstawisz? Prawdopodobnie na początku wpadnie ci do głowy użyć wykresu. Narysuj go. I zastanów się, czy będzie wystarczajaco dobrze przekazywał to, co chcesz powiedzieć. Chcesz zszokować swoich Odbiorców. Może lepsze będzie wyeksponowanie jednej wartości z tego wykresu. Ogromna cyfra na pół slajdu. Narysuj to i porównaj obydwa slajdy.

Co jeszcze mógłbyś zrobić, aby jeszcze bardziej podkreślić znaczenie tych danych. Może jako tło powinieneś użyć jakiegoś szokującego zdjęcia. Spróbuj naszkicować to zdjęcie. A może ważniejsza jest nie tylko jedna wartość, ale zmiany, jakie się dokonały. Więc może jednak powinieneś pozostać przy pierwszym wykresie i spróbować przedstawić zmianę. Może powinieneś podzielić ten slajd na dwa: jeden pokazujący jak wyglądał trend do tej pory i drugi pokazujący co się dzieje teraz? Albo może zmiany są tak ogromne, że ostatni słupek wykresu nie zmieści się na slajdzie i będziesz musiał przejść na kolejny slajd, aby pokazać jego wartość?

Spójrz na wszystkie swoje pomysły i wybierz najlepszy. Twórz w ten sposób slajd po slajdzie, ale jednocześnie nie trać z oczu całej struktury. Twoja prezentacja ma mówić, ma opowiadać. Masz prowadzić swojego Odbiorcę przez całą historię krok po kroku.

Jestem w 99% pewna, że pierwszy Twój narysowany pomysł będzie do bani. Kolejny będzie trochę lepszy. Następny Ci się bardzo spodoba i będziesz chciał się trzymać go do końca. Ale zaraz wpadnie Ci do głowy jeszcze lepszy pomysł! I to będzie to!

Ja też tak mam. Pierwsze moje rysunki są zawsze beznadziejne. Następne trochę lepsze… a kolejne to już kosmos! Zawsze jestem oszołomiona efektem końcowym. Tak to właśnie działa. Nie przekonasz się, póki nie spróbujesz.

Potrzebujesz naprawdę dobrej prezentacji?
Zleć jej wykonanie profesjonalistce od prezentacji!

Krok 6 Teraz dopiero możesz zacząć tworzyć slajdy

Dopiero teraz, gdy znasz swój przekaz, masz rozpisaną strukturę (scenariusz) oraz rozrysowane wszystkie slajdy możesz zacząć tworzyć swoją prezentację. Tak, teraz jest ten moment, kiedy otwierasz PowerPointa i tworzysz slajdy. Wszystkie wcześniejsze kroki odbywały się na papierze.

Możesz też tę pracę zlecić profesjonalistom od prezentacji. Profesjonaliści od prezentacji pomogą Ci przejść przez cały proces projektowania prezentacji. Mogą też tylko zająć się finalnym etapem tworzenia prezentacji, czyli przekształceniem Twoich szkiców w piękne slajdy. Od Ciebie zależy, jak dobrze czujesz się w tworzeniu grafik i formatowaniu slajdów oraz czy masz w ogóle na to czas.

Zdaję sobie sprawę, że przepis na to, jak zrobić Powalająco Dobrą Prezentację nie jest prosty. Ale gwarantuję, że jeżeli sumiennie przejdziesz przez wszystkie punkty, to efekty będą oszałamiające! Trzymam za Ciebie kciuki!

Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości – śmiało pytaj! Chętnie pomogę.

Daj znać w komentarzu jak poszło! Jestem bardzo ciekawa Twoich efektów! Co sprawiło Ci najwięcej trudności? Co dało najlepsze efekty?